Avdelningsassistent till avdelningen för myndighetsstyrning och stöd - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du vår nya assistent?

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 415 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 911 000 fondbyten och skickar ut 8 miljoner orange kuvert. Vi har ca 25,1 miljoner digitala kundkontakter per år. Vi är cirka 1800 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.

Vi gör pensioner enklare!

Nu söker vi avdelningsassistent, tillika GD-sekreterare, till avdelningen för myndighetsstyrning och stöd

På avdelningen för myndighetsstyrning och stöd har vi samlat majoriteten av alla möjliggörande funktioner för myndigheten för att möta verksamhetens behov och fördela våra gemensamma resurser på bästa sätt. Vi är cirka 90 medarbetare med en bred portfölj – här hittar du styrning, uppföljning, ekonomi, HR, koordinering av internationella frågor och externa samarbetspartnerns, säkerhet inklusive informationssäkerhet, hantering och diarieföring av allmänna handlingar och dokumenthantering, inköp och lokalförsörjning. Här finns även myndighetens riskfunktion, kvalitetsfunktion samt dataskyddsfunktion. Till detta har avdelningen i uppdrag att stödja Pensionsmyndighetens ledning inkluderat samordning med vårt departement som är Socialdepartementet.

Som avdelningsassistent och GD-sekreterare har du din hemvist i vårt kansli. Kansliet som utgör en av sex enheter inom avdelningen har en mycket central roll i ett antal strategiska myndighets- och avdelningsövergripande områden. I ett team bestående av två assistenter kommer du att ha egna ansvarsområden som kan komma att variera över tid beroende på verksamhetens behov, men även ditt egna intresse och bakgrund. På kansliet är vi idag fem kollegor som gemensamt tar ansvar för helheten och prestigelöst hjälps åt när det behövs. Tillsammans utvecklar vi löpande arbetsformerna för och med dem vi är till för i syfte att bli så effektiva, bra och smidiga som möjligt. Det betyder att du kommer att bidra till stor verksamhetsnytta och göra skillnad på riktigt!

Din närmaste chef blir chefen för kansliet. I vissa frågor arbetar du direkt med avdelningschefen och generaldirektören.

Arbetsuppgifter

Det här är ett arbete för dig som trivs i en variationsrik och utvecklingsorienterad roll där du arbetar både självständigt och i nära samspel med din assistentkollega och övriga kollegor inom kansliet. Ditt arbete innebär ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter. Du kommer att tillsammans med din assistentkollega fördela tiden till att säkerställa en god vardag för generaldirektören, avdelningschefen och avdelningsledningen samt bidra till avdelningens övriga gemensamma administrativa uppgifter inom kanslifunktionen. 

Till dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

• Tillsammans med dina kollegor inom kansliet säkerställa en god planering och ett proaktivt administrativt stöd till generaldirektören och avdelningschefen
• Bevaka och hantera den avdelningsgemensamma funktionsbrevlådan, vilket också kan komma att inkludera att arbetsleda uppdrag samt sammanställa underlag
• Administrera möten med tillhörande bokningar, agendor, protokoll
• Planera, boka och administrera resor och konferenser
• Ge användarstöd i stödsystem för fakturering och diarieföring, samt vara behjälplig till avdelningens information på intranätet

Som assistent ingår du också i ett nätverk med myndighetens övriga avdelningsassistenter.

Utbildning och Erfarenhet

Vi söker dig som har:

• Gymnasiekompetens
• Kunskap om god myndighetsförvaltning
• Flera års erfarenhet av assistentarbete i likhet med det som beskrivs för tjänsten
• Erfarenhet av att arbeta i nära samarbete med chefer och ledningsgrupper
• God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift i svenska
• Goda kunskaper och praktisk erfarenhet av hela Officepaketet

Det är meriterande om du har:

• Högskoleutbildning inom lämpligt område
• Erfarenhet av assistentarbete inom statsförvaltningen i likhet med det som beskrivs för tjänsten

Egenskaper 

Du är självgående och driven samtidigt som du trivs med att samarbeta med andra. Du tar tag i saker, har en känsla för vad som behöver göras, arbetar strukturerat och ligger ofta steget före. Då befattningen innebär många kontakter lägger vi stor vikt vid social och kommunikativ kompetens samt förmåga att skapa och bibehålla förtroendefulla relationer. För att trivas och lyckas i rollen krävs att du har integritet, en hög serviceanda samt är prestigelös och flexibel. 

I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för befattningen. 

Vi erbjuder 

Ett myndighetsuppdrag som är viktigt på riktigt! En arbetsplats där vi värnar om att våra medarbetare ska ha en god balans mellan arbete och fritid. Vi tillämpar hybridarbetssätt med möjlighet till distansarbete och på kontoret utifrån en överenskommelse med arbetsgivare. Som statligt anställd har du även goda anställningsvillkor och ett förmånspaket med friskvård, flexibel arbetstid, lediga klämdagar samt goda semester- och pensionsvillkor. 

Övrigt 

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar provanställning om 6 månader och placeringsort är Stockholm.

Arbetspsykologiska tester kommer att vara en del i urvalsprocessen och genomförs innan intervju.

Vi önskar inte något personligt brev, istället ber vi dig svara på ett antal urvalsfrågor i samband med din ansökan och bifogar ditt CV.

Tjänsten kan komma att placeras i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning innefattande säkerhetsprövningssamtal, registerkontroll och särskild personutredning görs då för slutkandidaten. För vissa tjänster ställs krav på svenskt medborgarskap.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan.

För mer information: 

För mer information om befattningen och rekryteringsprocessen kontakta: Tillförordnad avdelningschef Erik Ekblad tel.nr 010-4542311 eller vikarierande generaldirektör Kajsa Möller tel.nr. 46 104 543 137.

#VårtJobbBerörAlla