HR-administratör

Söker du en roll där du får jobba administrativt samtidigt som du är ett nära stöd till både kollegor och chefer? Är du en HR-administratör med genuint intresse för HR-området, som brinner för struktur och god service? Uppskattar du dessutom en roll som spindeln i nätet och vill bidra till att säkra och stärka HR-enhetens arbete, då är det dig vi söker!

Om jobbet

Vi söker dig som vill bidra med din kompetens och engagemang inom HR-administration och som trivs med att jobba brett med alla förekommande administrativa arbetsuppgifter inom HR-området. Rollen innebär mycket kontakt med olika delar av organisationen och ställer krav på god kommunikationsförmåga, servicekänsla och hög integritet.

Inom HR-enheten arbetar vi ständigt med att utveckla och förenkla våra processer, och i din roll finns det goda möjligheter att bidra. Ett arbete med att ersätta vårt nuvarande lönesystem pågår och du kommer ha en viktig roll i arbetet framåt genom att bidra med din kompetens inom administrativa delar av HR- och löneprocesser. Lönehanteringen är outsourcad till Statens servicecenter, och i din roll är du kontaktperson gentemot dem samt hanterar och kvalitetssäkrar administration kopplat till lön- och anställning.

Utöver det innebär dina arbetsuppgifter bland annat att:

• ansvara för personal- och rekryteringsadministration, t.ex. upprätta anställnings- och övriga administrativa beslut, lägga ut rekryteringsannonser samt diarieföring av handlingar.
• hålla god ordning på myndighetens personalakter.
• hantera och fördela inkommande frågor via funktionsbrevlåda.
• hantera utlämnande av allmänna handlingar och ta fram enklare personalstatistik kopplat till detta.
• vara kontaktperson mot Statens servicecenters lönefunktion.
• vara enhetsredaktör för myndighetens intranät.
• skriva protokoll i MBL-forum.
• stötta enhetens chefer och kollegor med bokning av konferensanläggningar, beställning av förtäring mm.
• hantera i övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter inom HR-enhetens ansvarsområden.

Enheten

HR-enheten är ett kvalificerat ledningsstöd med ett strategiskt och verksamhetsnära uppdrag. HR-enheten tillhör avdelningen för myndighetsstyrning och stöd och består av totalt ca 20 medarbetare fördelade på två grupper. Du kommer organisatoriskt att tillhöra gruppen Verksamhetsnära HR.

Din profil

Vi söker dig som är en skicklig administratör med en god förmåga att självständigt organisera och planera ditt arbete. Du trivs med administrativa arbetsuppgifter av återkommande karaktär, samtidigt som du är flexibel och kan hantera nya uppdrag som uppstår med kort varsel.

Du har en hög servicenivå och trivs när tempot är högt. Du kan självständigt driva ditt arbete framåt samtidigt som du är samarbetsorienterad, har ett konsultativt förhållningssätt och är skicklig på att bygga goda relationer med såväl kollegor som verksamhetens företrädare och samarbetspartners med bibehållen integritet. Du har en hög digital mognad och en vana att arbeta och administrera i olika systemstöd. Genom en god förmåga att se helheten och förstå hur olika delar hänger ihop, kan du identifiera samband och skapa effektiva lösningar.

För att lyckas i rollen är det viktigt att du är noggrann, ansvarstagande och har lätt för att skapa struktur och ordning och reda i ditt arbete. Du är lösningsorienterad, prestigelös och förstår vikten av att hålla deadlines.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.

Vi söker dig som har:

• Gymnasieexamen.
• Aktuell erfarenhet av en liknande roll med personal- och löneadministrativa arbetsuppgifter.
• Vana av att arbeta i digitala system inom HR-området, såsom lönesystem och rekryteringssystem.
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet.
• Goda kunskaper i svenska, i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av en liknande administrativ roll inom offentlig sektor.
• Erfarenhet av att implementera HR- och/eller lönesystem.
• Erfarenhet av att arbeta med olika tekniska lösningar i syfte att effektivisera rutiner och arbetssätt, t.ex. AI och RPA. 
• Högskoleutbildning inom personalvetarområdet.

Vi erbjuder

Ett myndighetsuppdrag som är viktigt på riktigt! En arbetsplats där vi värnar om att våra medarbetare ska ha en god balans mellan arbete och fritid. Vi erbjuder flexibel arbetstid och möjlighet att jobba delvis hemifrån. Som statligt anställd har du även goda anställningsvillkor och ett förmånspaket med friskvård, lediga klämdagar samt goda semester- och pensionsvillkor. Vårt kontor i Stockholm ligger centralt vid Hornstull, nära tunnelbanan.

Du kan läsa mer om våra förmåner och hur det är att jobba hos oss här.

Bra att veta

Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar 6 månaders provanställning med tillträde snarast enligt överenskommelse.

Anställningen kan komma att placeras i säkerhetsklass.

Din ansökan

Vi jobbar kompetensbaserat i hela processen och är måna om en inkluderande, rättvis, objektiv och kandidatvänlig process. Därför ber vi dig att besvara ett antal urvalsfrågor istället för att be om personligt brev.

Vi kan komma att använda oss av arbetspsykologiska tester.

Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 415 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 911 000 fondbyten och skickar ut 8 miljoner orange kuvert. Vi har ca 25 miljoner digitala kundkontakter per år. Vi är cirka 1700 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.

Vi gör pensionen enklare.