Registrator med sinne för ordning och reda

Pensionsmyndigheten

Inköps-, fastighets- och arkivenheten består för närvarande av tolv medarbetare. Två av befattningarna är arkivarier och två är registratorer. Arkivfunktionen har en helhetssyn på dokumenthantering och registratorstjänsten kan därför komma att innefatta arbete som traditionellt hör till en arkivarietjänst. Detta utifrån behov, kunskap och intresse.

Arbetsbeskrivning

Pensionsmyndigheten strävar efter att ha en effektiv och rättsenlig hantering av sin information så att den är åtkomlig, skyddad och läsbar under hela bevarandetiden.

Registratorn bidrar till detta mål och till de viktigaste arbetsuppgifterna hör följande:

Klassificera och diarieföra en delmängd av myndighetens allmänna handlingar i diarieföringssystemet (W3D3) enligt offentlighets- och sekretesslagen
Skapa och avsluta ärenden i W3D3
Medverka vid utlämnanden av allmänna handlingar och lämna upplysningar om de allmänna handlingar myndigheten ansvarar för
Administrera myndighetens officiella e-postlåda
Utbilda handläggare och ge stöd till användare inom myndigheten avseende registrering i W3D3 med kringsystem
Medverka vid förvaltningen av W3D3 med kringsystem
Administrera fullmakter knutna till öppning av post
Arkivera fysiska akter knutna till diariet i registraturets närarkiv
Utföra gallrings- och ordningsarbeten i den del av myndighetens fysiska arkiv som förvaras i Stockholm
Medverka vid utvecklingen av registraturet

Utbildning och erfarenhet

Vi söker dig som har:

aktuell erfarenhet som registrator inom offentlig förvaltning och genomförd registratorsutbildning (diplomerad/certifierad/universitet) eller utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap
god datorvana
mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
goda kunskaper om de regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar

Det är meriterande om du har:
erfarenhet av att arbeta i ett ärendehanteringssystem som W3D3 eller motsvarande
erfarenhet av att genomföra utbildningsinsatser
erfarenhet av systemförvaltning

Egenskaper

Som registrator är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad organisatör. Vi vill också att du har ett konsultativt förhållningssätt gentemot andra som registrerar handlingar vid myndigheten, vilket förutsätter att du är positiv, samarbetsvillig och utåtriktad.

Vidare trivs du i en roll med många kontaktytor. Du är lugn och samlad i olika situationer och tycker om att jobba i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Du kan förhålla dig flexibel till vad som krävs i stunden. Kvalitetsmedveten, lösningsorienterad och kommunikativ är andra egenskaper vi värdesätter. Det är även viktigt att du har förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.

Övrigt

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer att genomföras innan anställning.

Vi tillämpar provanställning om 6 månader. Tjänsten är placerad i Stockholm. Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler centralt vid Hornstull på Södermalm. Du har möjlighet att jobba på distans några dagar per vecka, om det fungerar för verksamheten och är något du önskar.

Som en del i rekryteringsprocessen ingår urvalsfrågor som vi vill att du besvarar i samband med din ansökan samt intervjuer och referenstagning. I processen kan arbetspsykologiska tester komma att förekomma i urvalet.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

För mer information

För mer information om tjänsten kontakta rekryterande chef Anna Drougge, 010 – 454 25 14.

Varmt välkommen med din ansökan!